W poprzednim odcinku z cyklu mini MBA zrobiliśmy wprowadzenie do planowania w małej firmie. Mówiliśmy o tym, że w dużym przedsiębiorstwie lub instytucji dużo łatwiej się planuje. Dziś pokażemy, jak wykorzystać know-how wielkich korporacji do planowania i controlingu strategicznego w Twoje małej firmie, a nawet na średnim szczeblu zarządzania w dużych strukturach organizacyjnych, o ile masz odpowiedni poziom swobody operacyjnej.
W tym celu omówimy:
- czym jest zrównoważona karta wyników?
- jak odnosić jej podstawowe elementy do małych biznesów lub komórek organizacyjnych?
- jak zastosować ją, jak wdrożyć w małym zespole pracowników, a nawet pracując indywidualnie?
Tutaj wersja vlogowa wpisu:
Zalety zrównoważonej karty wyników
Tytułem krótkiego wstępu opowiem Ci, co mnie najbardziej urzeka w zrównoważonej karcie wyników. Te uwagi kreślę z perspektywy mojego doświadczenia jako eksperta zarządzania powoływanego do rad nadzorczych dużych przedsiębiorstw, ale i mikro przedsiębiorcy prowadzącego małą spółkę kapitałową.
BSC jest intuicyjnie bardzo prosta i zrywa z fałszywym przekonaniem, że planowanie strategii to skomplikowany proces.
Nie przesadzę, jeśli powiem, że jedną ze słabości polskiej tradycji zarządzania jest wyobrażenie jakoby strategia przedsiębiorstwa była czymś wybitnie eksperckim, a zarazem skomplikowanym! Czymś do czego potrzeby jest sztab doradców, którzy produkują wielki, ciężki segregator, aby to wszystko zebrać i opisać. Setki tabelek i tysiące danych – makro, mikro, prawnych, geopolitycznych, na temat konkurencji itd. Następnie odkłada się ten ciężki segregator na półkę po to, aby nigdy do niego nie zajrzeć i zająć się zarządzaniem bieżącymi problemami. BSC zrywa z tą absolutnie szkodliwą praktyką!
BSC ułatwia zrozumienie, że strategia przedsiębiorstwa powinna koncentrować się wokół określonych celów, wartości i działań, a cały zespół pracowniczy od prezesa po szeregowego pracownika powinien się z nimi identyfikować.
To moim zdaniem największa zaleta BSC. Ona usprawnia komunikację strategii. Dzięki zrównoważonej karcie wyników informacje o celach, wartościach, procesach i zadaniach mogą przebiegać przez wszystkie szczeble organizacyjne. Od właścicieli, przez radę nadzorczą, zarząd, średni szczebel zarządzania do pracowników operacyjnych.
BSC umożliwia łączenie planowania strategii z controllingiem strategicznym.
Zrównoważona karta wyników ułatwia pomiar realizacji strategii. To zdaje się jest najpoważniejszy problem z realizacją strategii w polskiej kulturze zarządzania. Strategia mówi swoje, a my w bieżącej działalności robimy swoje. To powoduje, że cele i działania się rozmijają. Zrównoważona karta wyników to także bieżący controlling strategiczny. Spoglądając na nią lub infografikę z tzw. mapą strategii wystarczy chwila, aby odpowiedzieć sobie na pytanie: czy to co obecnie robię przybliża mnie do realizacji określonych celów firmy?
Czym jest zrównoważona karta wyników?
W najprostszym ujęciu składa się z pięciu współzależnych elementów. Centralnym elementem schematu jest wizja i strategia. Zaś po czterech jego stronach znajdują się obszary zarządzania sygnalizowane następującymi hasłami:
- klienci,
- procesy wewnętrzne,
- wzrost i uczenie się,
- finanse.
Wizja odpowiada na pytanie, czym organizacja powinna się stać w wyniku realizacji celów w przeciągu kilku lat. Strategia zaś jest zbiorem długookresowych celów organizacji oraz wskazuje zasoby, środki i metody ich realizacji. O wizji i strategii przygotuję osobny odcinek z cyklu Mini MBA.
Zaleca się, aby w kontekście wizji i strategii dodatkowo pomyśleć o haśle, sloganie, misji, która spaja te elementy. Np. misja mojego bloga leslawniemczyk.pl brzmi po prostu: “Zapal się do finansów i przedsiębiorczości!” i podsumowuje w zgrabny sposób to, czym się zajmuje od pisania książek, przez tworzenie kursów online, po prowadzenie bloga i kanału na Youtube.
Zrównoważona karta wyników a perspektywy klienta
Te cztery perspektywy, od których zależy powodzenie realizacji naszej strategii powinny odpowiadać na cztery grupy zasadniczych pytań. Dla perspektywy klienta są to:
- Co robimy dla naszych odbiorców?
- Za co jest skłonny płacić nasz klient?
- Jak on nas postrzega?
- Dlaczego do nas trafia lub w jaki sposób my trafiamy do niego z naszą ofertą?
Zrównoważona karta wyników a perspektywy procesów wewnętrznych
Dla perspektywy procesów wewnętrznych są to pytania:
- W jakich działaniach się doskonalimy?
- Na czym polega nasz sekret tworzenia wartości użytecznej dla klienta?
- W jakich obszarach naszej działalności pojawiają się synergie oraz rodzą rutyny doskonałości organizacyjnej?
- Co tworzy nasz silny brand oraz przewagę konkurencyjną?
Zrównoważona karta wyników a perspektywy rozwoju
Dla perspektywy rozwoju (wzrostu i uczenia się) najważniejsze pytania to:
- W którą stronę zdaje się ewoluować nasza działalność, branża, gospodarka i społeczeństwo?
- Jakich kompetencji będziemy potrzebować w przyszłości?
- Ile czasu poświęcamy na przerabianie kursów online, lektury książek, specjalistycznej prasy, szkolenia? itd.
Wiadoma sprawa dla każdego ambitnego mikro przedsiębiorcy: kto się nie rozwija, ten się cofa!
Zrównoważona karta wyników a perspektywy finansów
Także dla perspektywy finansów możemy zadawać różne pytania, ale zawsze będą się one odnosić do sprzedaży, rentowności i płynności finansowej. Np.:
- Jaki chcemy osiągnąć przyrost przychodów ze sprzedaży?
- Jakie marże realizujemy?
- Jaki zysk operacyjny, zysk netto lub zysk ekonomiczny?
- Jaka powinna być stopa rentowności i poziom płynności finansowej? itd.
Zastosowanie (wdrożenie) zrównoważonej karty wyników w małej firmie
To oczywiście są elementy zrównoważonej karty wyników przedstawione w telegraficznym skrócie. Teraz równie szybka prezentacja, jak ją zastosować w małej firmie. Po pierwsze trzeba przygotować robocze arkusze w wersji papierowej lub elektronicznej, które zawierają te pięć elementów, o których była mowa oraz odpowiadające im pytania.
Następnie należy przekazać te arkusze do wypełniania wszystkim zaangażowanym pracownikom przedsiębiorstwa. Organizujemy coś na kształt burzy mózgów. Warto wykorzystać tzw. podejście bottom-up, czyli od dołu do góry, bo często pracownicy operacyjni mają najlepszą wiedzę o rynku, potrzebach klienta, trendach promocyjnych, synergiach organizacyjnych itd.
Potem, krok po kroku, analizujemy te wszystkie odpowiedzi udzielone na arkuszach, syntetyzujemy je budując prosty plan strategiczny na 2-3 lata. Możemy na tej podstawie opracować atrakcyjną infografikę, która pokazuje nasz slogan i połączone z nim cztery obszary strategiczne: klientów, procesów wewnętrznych, rozwoju i finansów.
Ja moją infografikę zbudowałem w bezpłatnej aplikacji canva. W tym celu na stronie canva.com możesz poszukać przykładowych szablonów wpisując hasło BSC lub “balanced scorecard”. Możesz wybrać jeden i zmodyfikować go na własne potrzeby tak, aby wyglądał naprawdę świetnie wykorzystując elementy wizualnej identyfikacji Twojej firmy! Pamiętajmy, że ta infografika nie musi być w małej firmie od razu doskonała. Możemy ją dopracowywać stopniowo miesiącami, aż będzie po prostu fantastyczna!
W Canvie możemy też poszukać szablonów dla hasła “strategy map” i określić w nich ilościowe miary służące do controllingu strategicznego. Po prostu, planując strategię w małej firmie można się też dobrze bawić, a nawet wyżyć intelektualnie, marketingowo i estetycznie. Niech to będzie strategia w pigułce, ale za to naprawdę pociągająca strategia i wynikający z niej chwytliwy slogan.
Klika słów o komunikacji strategii w małej firmie
Teraz najważniejsze! Co zrobić z tą infografiką? Czy odłożymy ją na półkę tak, jak wielki segregator z tabelkami i tysiącami danych w niektórych dużych organizacjach? Przecież nie o to chodzi! Bądź kreatywny i super skuteczny, bo zarządzasz małą firmą. Ja na przykład mam swoją BSC na pulpicie komputera i pod jej układ rozłożyłem sobie ikonki z aplikacjami. Aplikacja do księgowości jest przy elemencie finansów, a program do obróbki filmów przy elemencie “procesy wewnętrzne”, link do YT przy kliencie.
Każdy Twój pracownik może mieć na pulpicie Waszą zrównoważoną kartę wyników zamiast fotki z Hawajów, Lamborghinii lub jakiegoś kociaka. Możecie sobie zlecić duży wydruk takiej finalnej infografiki i powiesić gdzieś w holu. Jest wiele rozwiązań, jak to zorganizować, aby wręcz nieustannie kłuło nas w oczy. W ten sposób zapewniasz sobie otwarcie na controlling strategiczny każdego dnia.
Jak widzisz planowanie strategiczne nie musi być nudne, żmudne, niepotrzebne. To jest fajna zabawa, która ma usprawnić Twoją działalność i wybić Twoją firmę na wyższy poziom! Jeśli masz dobrą strategię i wiesz, jak zadbać o jej wdrożenie i monitoring, to Twoi klienci od razu na to powinni zwrócić uwagę!
Tyle teorii organizacji i zarządzania w pigułce, a teraz czas na ćwiczenia praktyczne
Jeszcze raz na spokojnie obejrzyj ze swoim zespołem odcinek 6 oraz 7 z mojej serii mini MBA. Zaproponuj, aby każdy zrobił krótkie notatki z tych lekcji zarządzania biznesem. Następnie zainicjuj dyskusję, aby zebrać opinię o BSC. Zapytaj, czy zespół chciałby popracować nad Waszą zrównoważoną kartą wyników?
Już w kolejnym odcinku Mini MBA porozmawiamy o tym, czym jest wizja biznesu i jakie są najlepsze sposoby, aby ją zdefiniować.
Zapraszam Cię do komentowania omówionych zagadnień. Chciałbym wiedzieć, co o nich myślisz? Podziel się swoją praktyczną wiedzą i doświadczeniem życiowym z innymi widzami. Zatem zapraszam Cię do współtworzenia wartości dodanej tego kanału.
Do zobaczenia wkrótce. Subskrybuj ten kanał, abyśmy byli w stałym kontakcie.
PS. Zapraszam 5 pierwszych osób po zakończeniu premiery tego odcinka do bezpłatnego uczestnictwa w moim kursie online pt. Zarządzanie, finanse i rachunkowość od zera do menedżera. W tym celu na stronie kursy.leslawniemczyk.pl zastosuj ten kupon: bsc7
0 komentarzy