Migracja księgowości spółki z o.o. do systim.pl i moja 11. książka

W dzisiejszym wpisie postaram się zrelacjonować proces przeniesienia ksiąg rachunkowych działającej mikro spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do systim.pl. Zrobię to na przykładzie własnej spółki z o.o., której księgi rachunkowe prowadzę osobiście od 2018 roku.

Zastrzegam jednak, że nie będzie to tutorial w stylu, jak to zrobić krok po kroku. Raczej będzie to ogólne omówienie, które da Wam wyobrażenie, ile czasu na to jest potrzebne oraz jakie etapy na to się składają. Dodatkowo przedstawię moje wrażenia jako użytkownika “systim.pl” z zaksięgowania pierwszego miesiąca księgowego.

Mój pierwszy raz z rachunkowością w chmurze

Jak wiadomo, pełną księgowość wspomaganą komputerowo, a więc w systemie finansowo-księgowym, możemy prowadzić na dwa generalne sposoby. Są nimi:

1. Program finansowo-księgowy (FK), który będzie instalowany na naszym komputerze,
2. Serwis księgowości online, do którego będziemy logować się przez Internet.

Choć mam już ponad 20 letnie praktyczne doświadczenia z rachunkowością finansową przyznaję się, że do tej pory korzystałem tylko z pierwszego rozwiązania. W tym czasie poznałem dobrze co najmniej kilka programów finansowo-księgowych jako księgowy, ale także jako wykładowca akademicki rachunkowości.

W tym miejscu przy okazji pierwszy raz napomknę publicznie, że pracuję nad moją 11. książką. Na razie nie zdradzę jej charakteru, ale pierwsze słowo tytułu to będzie oczywiście “Rachunkowość…“. Właśnie ze względu na specyfikę tej książki zdecydowałem się, że muszę przenieść księgi rachunkowe mojej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do serwisu “chmurowego” rachunkowości.

Moja działalność i przyszły projekt książkowy spotkał się z zainteresowaniem Pana Prezesa Macieja Blajera z “Enadis” Sp. z o.o.. W ten sposób przeniosłem się do systim.pl, którego dostawcą jest właśnie “Enadis” Sp. z o.o..

To będzie mój pierwszy raz, gdy księgi rachunkowe spółki z o.o. prowadzę online w “chmurze”. Dane mojej spółki z o.o. są utrzymywane na zewnętrznych serwerach zarządzanych przez “Enadis” Sp. z o.o., a ich systim.pl uporządkowuje je w struktury charakterystyczne dla rachunkowości dwustronnego zapisu. Trzeba iść z duchem czasu 😉

Czym jest Systim.pl? Co oferuje użytkownikowi?

Czym jest system księgowości online oferowana przez “Enadis” Sp. z o.o.? Jak możemy przeczytać na ich stronie internetowej:

Systim to nowoczesny program do zarządzania firmą obsługujący księgowość, kadry i płace, fakturowanie, sprzedaż i magazyn, obsługę zamówień. Łączy zalety programów ERP oraz systemów typu Intranet i CRM. Systim to także program dla biur rachunkowych.

ERP to skrót od angielskiego “Enterprise Resource Planning”. Zatem program ERP to program do szeroko rozumianego planowania zasobów przedsiębiorstwa. Jego celem jest usprawnienie podstawowych procesów biznesowych.

Tego typu programy mogą obejmować następujące obszary: finanse, HR, produkcję, łańcuch dostaw, sprzedaż i zakupy. Zaletą, czy też cechą takich systemów jest ujednolicenie wglądu w procesy organizacyjne uzyskane z perspektywy jednego źródła informacji.

Także systim.pl posiada cztery główne obszary, które podlegają systemowej koordynacji. Są to:

• sprzedaż i zakupu,
• kadry i płace,
• CRM,
• księgowość.

Mnie oczywiście najbardziej tutaj interesuje księgowość, ale przy okazji korzystania z systim.pl spróbuję w przyszłości podpatrzeć, co może być dla mnie pomocne w pozostałych obszarach. Już na tym etapie widzę, że domena “sprzedaż i zakup” pozwoli mi nieco uporządkować i usystematyzować ewidencję ilościową książek na magazynie.

Jeśli znasz rachunkowość, to migracja do systim.pl nie będzie trudna

Słuchając mojej relacji na kanale w YouTube nie wyciągaj proszę z niej uproszczonych wniosków. Przede wszystkim weź pod uwagę proszę, jakie masz doświadczenie w prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz jaki masz “bufor” wiedzy teoretycznej z rachunkowości finansowej.

Ja jestem wykładowcą i praktykiem rachunkowości od 20 lat. Dodatkowo napisałem już dwa podręczniki z rachunkowości. Zatem mogę powiedzieć o sobie, że “rozumiem system rachunkowości”, co daje mi większą biegłość w tej dziedzinie.

Jeśli Ty jesteś dopiero początkującym w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, to pamiętaj, że to wszystko może zajmować Ci więcej czasu, ponieważ będziesz zatrzymywał się po drodze sprawdzając, czy wszystko robisz dobrze.

Najtrudniejsze jest zakładanie ksiąg rachunkowych w systemie FK po raz pierwszy, szczególnie wówczas, gdy nie masz żadnych wcześniejszych doświadczeń w samodzielnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Wówczas może zająć to sporo czasu, ale i tak wysiłek się opłaci. Dla takiego nowicjusza będzie to bardzo trudne, ale nie niemożliwe.

Materiały wspomagające dla początkujących w rachunkowości i systim.pl

Jeśli zatem jesteś na początku drogi księgowego, to oprócz ustawy o rachunkowości w PDF postaraj się o dwie książki:

• L. Niemczyk, Rachunkowość, czyli podstawowy kurs biznesu (350 str. A4), wyd. Lesław Niemczyk Sp. z o.o.
• B. Tęgowska, I. Sikorska, M. Blajer, Pełna księgowość w praktyce, Księgi handlowe (228 str. B5), wyd. systim.pl

Mój podręcznik pozwoli Ci w łatwy do przyswojenie sposób “ogarnąć” system rachunkowości z lotu ptaka. Ponadto wyposaży Cię w uniwersalną wiedzę, jak rozksięgowywać różne operacje gospodarcze w dzienniku i na kontach księgowych oraz jak sporządzić sprawozdanie finansowe. Z kolei, poradnik systim.pl pokaże Ci, jak to zrobić w ich systemie – co i gdzie “przeklikać”, jak wprowadzać dokumenty, jak importować dane, jak integrować księgi rachunkowe z innymi zbiorami danych i systemami.