Jak planować cele i strategię w małej firmie (wstęp) | Mini MBA odc. 06

Proces planowania w dużym przedsiębiorstwie lub instytucji jest dość złożony. Mimo to stosunkowo łatwo go przeprowadzić. Wielkie podmioty dysponują odpowiednimi zasobami gospodarczymi oraz przygotowaną do planowania kulturą organizacyjną. 

A jak wygląda ta sama sytuacja w małych firmach, czy też na średnim szczeblu zarządzania? Czy jako mikro-przedsiębiorca lub specjalista w korporacji potrafisz efektywnie zabrać się za proces planowania? A może wszystko narzucają Ci twoi klienci lub zarząd z centrali i tak naprawdę sam prawie niczego nie planujesz? 

Dzisiaj tylko wstęp do odcinka z cyklu Mini MBA poświęconego planowaniu rozwoju.

Syndromy złego planowania w przedsiębiorstwie (firmie)

1. W weekend lub czasie wolnym po pracy doświadczasz natłoku myśli (pomysłów). Zamiast w godzinach przeznaczonym na odpoczynek koncentrować się sprawach domowych, rodzinnych lub rekreacji, twoja wyobraźnia podpowiada Ci różne rozwiązania dotyczące działalności firmy lub pracy; Próbujesz dobrze spędzić czas z bliskimi, ale Ci to łatwo nie przychodzi. Jesteś jakby trochę nieobecny dla otoczenia.
2. Masz niejasne przeświadczenie, że strategiczne sprawy w twojej firmie nie są do końca przeanalizowane i przemyślane; gdy myślisz o tym, co i jak masz robić w ciągu najbliższych kilkunastu miesięcy, to nie masz pełnego, jasnego obrazu; nie masz przejrzystej, klarownej i co najważniejsze atrakcyjnej wizji rozwoju. Z niektórych dotychczasowych rozwiązań nie jesteś w pełni zadowolony. W konsekwencji czujesz się przywalony bieżącymi sprawami ciągnącymi się bez końca.   
3. Odczuwasz niepokój i brak koncentracji przed przystąpieniem do działań bieżących. Np. w niedzielę wieczorem lub poniedziałek rano czujesz z niewyjaśnionych przyczyn lekki niepokój. Choć nie masz na początku nowego tygodnia zaplanowanych wybitnie trudnych spraw, np. publicznej prezentacji, negocjacji z kluczowym klientem, to mimo tego czujesz przytłumiony, nieco demotywujący stres.

To wszystko są słabe, ale bardzo ważne, sygnały braku pełnej kontroli nad Twoim zakresem kompetencji. Przyznam Ci się, że ja w roli mikro-przedsiębiorcy też tak miałem. Co ciekawe, nie doświadczałem tego samego pracując w radach nadzorczych lub innych wieloosobowych organach decyzyjnych. Chcę Ci dzisiaj o tym więcej opowiedzieć, abyś mógł łatwiej zdiagnozować swoje położenie i odpowiedzieć sobie na pytania:

• Czy masz dobre nawyki samodzielnego planowania?
• Czy znasz odpowiednie proste narzędzia, które mógłbyś wykorzystać od ręki?
• I przede wszystkim, czy masz czas na planowanie.

Jak wygląda planowanie w wielkiej korporacji? 

W dużych organizacjach istnieje metodyczne podejście do planowania i analizy strategicznej. Co więcej, jest to proces wieloosobowy, wieloetapowy, wsparty specjalistyczną wiedzą z różnych dziedzin. Na ten proces przeznaczony jest ogromny bufor czasu i zasobów. Duże przedsiębiorstwa nie oszczędzają na planowaniu. Wiedzą, że byłoby to równoważne z ograniczaniem ich rozwoju. 

Dlatego zanim strategia dużego biznesu oraz wynikające z niej cele są ostatecznie zatwierdzone, przechodzą przez różne komórki organizacyjne. Planowanie jest zespołowe, a to powoduje, że plany są bardziej szczegółowe, mają dłuższy horyzont czasowy i są jakościowo lepsze, niż w małej organizacji. 

Kultura organizacyjna, a nawet przestrzeń biurowa dużego przedsiębiorstwa jest także do tego odpowiednio przygotowana. W salach konferencyjnych odbywają się odprawy kierownictwa, zebrania operacyjne, posiedzenia zarządu, rady nadzorczej, spotkania z kluczowymi interesariuszami. 

Duzi mają przewagę strategiczną w dziedzinie planowania! Naczelne kierownictwo nie musi wszystkiego samodzielnie analizować i zbierać potrzebnych niezbędnych informacji. Ma od tego księgowego, kontrolera finansowego, prawnika, kierownika projektu, handlowca, marketera itd. Po prostu menedżerom naczelnego kierownictwa dużo łatwiej wejść w rolę koordynatora. Koordynatora, który w chłodny i analityczny sposób koryguje działalność operacyjną, bo sam się w nią bezpośrednio nie angażuje. 

Jak zaplanować działalność w małej firmie?

W małej firmie “szef” nie ma takich możliwości i komfortu pracy decyzyjnej. Pracuje na różnych poziomach i w wielu obszarach, także operacyjnych. Chcąc nie chcąc, jest generalistą i specjalistą zarazem. Ja np. w mojej mikro-firmie zajmuję się tworzeniem kontentu do mediów społecznościowych, pisaniem książek, produkcją kursów online, prowadzeniem ksiąg rachunkowych. 

To wszystko powoduje, że działalności operacyjnej jest sporo i czasem trudno mi złapać odpowiednią perspektywę, aby korygować działania. Nie zawsze potrafię na chłodno, analitycznie ocenić swoją działalność wyłapując słabe ogniwa, ale przede wszystkim zdarza mi się zapominać o potrzebie strategicznego rozwoju. Dlaczego Ci to wszystko relacjonuję? Myślę, że z takim problemem boryka się wielu, bardzo wielu mikro-przedsiębiorców.    

Wielu z nas doświadcza tego, że w małych biznesach proces planowanie napotyka na liczne ograniczenia natury organizacyjnej, zasobowej. Bardzo często w mikro firmach zajmujemy się tzw. bieżącą robotą od poniedziałku do piątku. Po prostu, w poniedziałek o 8:00 stajemy do bloków startowych i wspomagając się terminarzami przeskakujemy od zadania do zadania. Czasami to przerywają telefony i emaile i w ten sposób kończymy w piątek o 16:00. Bywa nawet tak, że sprawy ogólno-administracyjne, organizacyjne i porządkowe robimy jeszcze w sobotę do południa. Czy to przypadkiem u Ciebie tak nie wygląda? 

Tyle teorii organizacji i zarządzania w pigułce, a teraz czas na ćwiczenia praktyczne

Postaraj się w myślach porównać kulturę planistyczną w Twojej firmie z tym, jak wygląda to w dużej organizacji? Co możesz zrobić, aby lepiej zacząć planować w Twojej sytuacji? 

Przeanalizuj swój rutynowe tydzień pracy. Czy jest w nim miejsce na analizę, strategię i kontroling? Pomyśl, jakie masz nawyki w dziedzinie planowania strategicznego w Twojej małej firmie? Czy na Twoim stanowisku pracy w korporacji masz odrobinę swobody organizacyjnej, aby zaplanować i usprawnić swoją działalność? 

Już w kolejnym odcinku z cyklu Mini MBA zaprezentuję Ci narzędzie analityczno-decyzyjne, które pozwoliło mi pokonać ten niedowład planistyczny w mojej mikro-firmie. Krok po kroku, pokaże Ci jak zastosować to narzędzie w Twojej sytuacji. Będziesz zachwycony jego skutecznością!

PS. Zapraszam 5 pierwszych osób po zakończeniu premiery tego odcinka do bezpłatnego uczestnictwa w moim kursie online pt. Zarządzanie, finanse i rachunkowość od zera do menedżera. W tym celu na stronie kursy.leslawniemczyk.pl zastosuj ten kupon: strg1